Digitale Arbeitsorganisation 4 \ Teamführung vom Homeoffice aus


Nur schnell noch ein paar Arbeitsaufträge verteilen. Oder lieber Führen?

Führen ist seit jeher heikel. In den letzten zwei Monaten ist es allerdings noch komplizierter geworden. Dank Corona muss das Zuhören, Verteilen, Einsammeln, Beraten, Abstimmen und Motivieren komplett ohne persönlichen Kontakt auskommen. Lest hier, wie und mit welchen Apps ihr gestärkt aus dieser Phase hervorgehen könnt. Denn viele der Online-Tools bringen gegenüber klassischen Methoden Vorteile mit sich, die dir nutzen, wenn wir uns alle wieder sehen!

Seid euch der neuen Anforderungen an Team-LeiterInnen bewusst

Zum Anforderungsprofil von Teamleiterinnen gehören seit jeher überdurchschnittliche soziale, kommunikative und organisatorische Fähigkeiten. Um erfolgreiche Teamarbeit und ausgeprägtes Team-Denken zu fördern, sollten Führungskräfte die Mitglieder des Teams richtig einschätzen können, gutes Informationsverhalten an den Tag legen und Projektabläufe sinnvoll strukturieren können. Auch in Zeiten von Home Office sind diese Kompetenzen von entscheidender Bedeutung. Aber: Zum neuen Tätigkeitsfeld der Teamleitung gehört jetzt auch die intensive Auseinandersetzung mit Online-Tools. Denn Videokonferenzen, zentrale Datenspeicher und virtuelle Whiteboards installieren und konfigurieren sich nicht von alleine, sondern sind von Projekt zu Projekt sinnvoll auszuwählen und anzupassen. Achtet daher bitte…

  • auf einen passenden Media-Mix.

  • auf eine vorbildliche Nutzung der betreffenden Anwendungen.

  • auf die Aneignung notwendiger technischer Fähigkeiten.

Und keine Bange: Ihr müsst nicht gleich zu Computer-Nerds werden, um eure Projekte erfolgreich managen zu können.

Nutzt Gruppen-Chat-Tools für mehr Transparenz und Übersicht

Teamarbeit produziert multilaterale Kommunikation – und lebt vom engen und häufigen Austausch der Teammitglieder. Hierbei sollte niemand bei wichtigen Gesprächen übergangen werden oder außen vor bleiben. Andererseits sind Informationen nicht für alle MitarbeiterInnen gleich wichtig. Transparente und zugleich übersichtliche und gut rekonstruierbare Kommunikation lässt sich durch Gruppen-Chat-Tools wie Slack, Yammer oder Jive hervorragend organisieren. Sie erlauben…

  • die Einrichtung beliebig vieler Channels, die wie Chaträume funktionieren.

  • die sinnvolle Definition von Teil- oder Untergruppen, geordnet nach Themen, Aufgaben oder Verantwortlichkeiten.

  • das unkomplizierte Teilen wesentlichen Ergebnisse oder Inhalte mit dem gesamten Team.

  • die ausführliche Dokumentation und Auffindbarkeit des Kommunikationsprozesses.

  • die Verknüpfung mit Projekt-Management-Tools und zentralen Datenablagen.

Letztlich ermöglichen sie es also alles an einem Ort zu haben und damit wesentlich zu entschlacken – weswegen eure Notebooks, Tablets und Smartphones dankbar aufatmen werden.

Ermöglicht bessere Zusammenarbeit durch geteilte Dokumente und Aufgaben

Es gibt viele Online-Tools, welche die gemeinsame Arbeit an Dokumenten oder Aufgaben unglaublich erleichtern. Wenn ihr beispielsweise Daten auf einen zentralen Datenspeicher wie Google Drive hochladet und für die verantwortlichen KollegInnen freigebt, steht einer gemeinsamen Bearbeitung nichts mehr im Weg. Die Vorteile virtueller Zusammenarbeit sind zusammengefasst…

  • gesteigerte Produktivität durch simultanes Arbeiten an gemeinsamen Dokumenten.

  • einheitlicher Wissensstand durch geteilte und kommentierbare Informationen.

  • ortsunabhängige und zeitlich flexible Zusammenarbeit.

Es ist immer wieder spannend, den Cursor des Sparring Partners über den Bildschirm wandern zu sehen. Macht neue spannende Erfahrungen in der Interaktion und Kooperation! Stay creative!!

Startet Videokonferenzen im Interesse von Feedback und Teambuilding

Schaut ihr euch die Marktdaten an, werdet ihr bemerken: Anbieter von Videokonferenz-Anwendungen wie Zoom, Vitero oder Mikogo sind die großen Gewinner der derzeitigen Krise. Es dürfte klar sein, woran das liegt: Sie haben herkömmliche Treffen im physikalischen Raum mittlerweile zu fast 100 Prozent ersetzt. Aber auch für die Zeit nach der Covid 19-Pandemie sollte man sich als Teamleiterin Folgendes bewusst machen: Sie gewährleisten…

  • hohe Flexibilität durch die örtliche Ungebundenheit der Beteiligten.

  • extreme Kosteneinsparungen durch den Ausfall von Reisewegen und Unterbringung.

  • penible Dokumentation durch die Aufzeichnung von Diskussionen.

  • überprüfbare Abstimmungen und Meinungserhebungen.

  • und Break out-Möglichkeiten für separate Sitzungen.

Nicht zuletzt erlauben sie körpergebundene Kommunikation fast wie im richtigen Leben! Manche Abteilungen führen daher mittlerweile wöchentliche virtuelle Kaffeekränzchen durch. Allerdings: Bei virtuellen Konferenzen ist immer ein gewisses Maß an Planung und effektiver Durchführung seitens der Teamleitung gefordert. Das technische Know-how ist hierbei entscheidend!

Behaltet die Kontrolle durch Automatisierung

Manchmal werden Projekte sehr komplex – zu komplex, um als Teamleiterin alle Teilprozesse im Auge behalten zu können. Auch in diesem Punkt bieten digitale Projektmanagement-Tools wie Trello oder Meistertask klare Vorteile. Sie definieren…

  • Regeln für die Bearbeitung von Aufgaben.

  • verbindliche Bearbeitungsfristen.

  • ..die Verteilung von Aufgaben.

  • feste Arbeitsschritte.

die Zugänglichkeit und Sichtbarkeit von Dokumenten. Auf diese Weise könnt ihr als Team-LeiterInnen immer sicher sein, dass jeder die richtigen Schritte befolgt und die Prozesse wie vorgesehen ablaufen. Vieles, was sonst händisch erledigt werden muss, lässt sich hier automatisieren.

Die Kommunikationsmittel und die Organisationstools haben sie entscheidend verändert. Wir wir sehen, sind sie unter bestimmten Voraussetzungen für die Team-Arbeit sehr nützlich. Welche Erfahrungen habt ihr als TeamleiterInnen in den letzten Monaten gemacht? Habt ihr nützliche Tipps für eure KollegInnen? Dann teilt sie uns bitte mit! Wir aktualisieren diesen Beitrag gern.


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