Arbeitsorganisationstipps zum Projektmanagement

Teamarbeit und ein ausreichendes Maß an Planung sind die Basis für den Erfolg. Der richtige Zeitpunkt und deine eigene Arbeitszeit sind dabei oft kritische Faktoren. Vergegenwärtige dir folgende 10 Leitlinien zum Projektmanagement, damit dir als Betriebsrat deine Projekte leicht von der Hand gehen: 1. Ziele klar definieren In jedem Projekt ist es wichtig zunächst für alle Beteiligten das Ziel zu bestimmen. Dabei sollte das Ziel so genau wie möglich definiert werden. Achte darauf, dass alle das Ziel auch einheitlich verstehen. Somit kannst Du mit deinen Kollegeninnen am Ende eines Projekts beurteilen, ob das Projekt erfolgreich umgesetzt wurde oder nicht. 2. SMART-Methode für Zielsysteme anwenden Die SMART-Methode kann dir als ideales Gerüst für deine Zielsetzung dienen. Dabei sollten deine Projektziele Spezifisch, Messbar, Akkurat, Realistisch und Terminierbar sein. Ob neu- oder wieder gewähltes Betriebsratsmitglied, mit diesem Tool der Zielsetzung sicherst Du den Erfolg deiner Projekte. Einfach eine SMARTE Sache. 3. Aufgaben erkennen Nachdem Du nun das Ziel und die Dauer des Projekts festgelegt hast, solltest Du nun in der Lage sein die verschiedenen Aufgaben zum Erreichen des Ziel zu identifizieren. Nutze dafür entweder eigene Erfahrungswerte aus deinem Alltag, oder lass dich gezielt von erfahrenen Kollegen beraten. Die Aufgaben kannst Du anschließend zu zusammenhängenden Arbeitspaketen schnüren und daraus einen Projektplan erstellen. 4. Meilensteine aufstellen Dein Projekt ist nun gut angelaufen. Super. Das Ende ist fast in Sicht. Nun ist es wichtig, dass Du die Zeit im Auge behältst. Idealerweise solltest Du den Arbeitspaketen und Aufgaben daher entsprechende Meilensteine zuweisen. Meilensteine sind wichtige und entscheidende Zwischenziele von besonderer Bedeutung auf dem Weg hin zum Projekterfolg. Diese Meilensteine sollten außerdem im Gesamtprojektplan integriert werden. 5. Zeitmanagement Prinzipien nutzen Um die Aufgaben in der vorgegebenen Zeit zu erfüllen stehen dir zusätzlich verschiedene Methoden z.B. Pareto-Prinzip, Eisenhower-Modell oder die ALPEN-Methode zur Verfügung. Im speziellen solltest Du darauf achten einen guten Mix an Methoden zu verwenden und deine Arbeit gezielt nach diesen Methoden zu optimieren. 6. Dauer des Projektes festlegen Der nächste Schritt zum erfolgreichen Projekt ist die Projektdauer zu bestimmen. Im Idealfall legst Du sowohl den Anfangs- als auch Endzeitpunkt fest. Genau wie Rom nicht an einem Tag gebaut wurde, solltest Du deinem Projekt die nötige Zeit einplanen, sinnvolle Pufferzeiten einbauen und nichts überstürzen. Die Termine sollten dabei realistisch gesetzt werden. 7. Risiken identifizieren und ernst nehmen Damit dein Projekt nicht zum BER-Flughafen Desaster wird, ist ein sorgfältiges Risikomanagement von zentraler Bedeutung. Es ist wichtig zu akzeptieren, dass jedes Projekt auch Risiken birgt. Zunächst solltest Du die Risiken identifizieren und auflisten. Anschließend geht es darum die Risiken zu bewerten und die Auswirkung auf dein Projekt zu beurteilen. Hast Du alle Risiken erkannt und bewertet geht es im letzten Schritt darum, Gegenmaßnahmen einzuleiten um den Projekterfolg zu sichern. 8. Projekte steuern statt geschehen lassen Als Projektleiter bist Du maßgeblich für das Gelingen deines Teams verantwortlich. Zum Erreichen des Projektziels sollte daher ein dauerhaftes und kontinuierliches Überprüfen u.a. der Arbeitsprozesse, Meilensteine und der internen sowie externen Kommunikation aufgebaut werden. Dabei solltest Du beständig Soll- und Ist-Werte miteinander vergleichen. Also seid ihr im Zeitplan, wird das Budget langsam knapp oder habt ihr vielleicht etwas Wichtiges vergessen? Ähnlich wie beim Risikomanagement bietet sich beim hier die Möglichkeit Probleme frühzeitig und gezielt zu lösen. 9. Soft-Skills entwickeln und fördern Im Gegensatz zur alltäglichen Arbeit, gilt es als Projektleiter verschiedene Soft Skills in deinem Projektteam noch intensiver zu bestärken und zu entwickeln. Fördere zunächst die Eigeninitiative deiner Kollegen indem du ihnen spannende Arbeitspakete nach ihren stärken zuordnest. Fordere durch gemeinsame Absprachen und Kooperationen vernetztes Denken ein, was wiederum zu einer hohen Innovationsfähigkeit führt. Darüber hinaus bist du vor allem in Konfliktsituationen als Moderator mit lösungsorientiertem Ansatz gefordert. 10. Projektergebnis dokumentieren und Erfahrungswerte sammeln Mit diesen Tipps sollte dem Erfolg deines Projektes nicht mehr viel im Wege stehen. Unabhängig vom Ergebnis deiner Arbeit, solltest Du am Ende eines jeden Projektes ein Projektabschlussbericht verfassen. Dazu gehört unter anderem die Gegenüberstellung der tatsächlich erreichten Leistungen des Projekts und den ursprünglich vereinbarten Zielen. Aus allen Erfahrungswerten kannst Du für die Zukunft neue oder ähnliche Handlungsweisen ableiten, also denke auch daran Fehlentscheidungen oder Abweichungen zu dokumentieren. Letztlich bereichert jede Erfahrung deinen Arbeit in zukünftigen Projekten.

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